6 tipp az onboarding folyamatának elősegítéséhez

A COVID-19 vírus terjedése miatti veszélyhelyzet miatt ugrásszerűen megnőtt az otthonról dolgozó emberek száma. Azok a szervezetek, amelyek nemrégiben új alkalmazottakat vettek fel, komoly kihívással szembesülnek -  hogyan lehet az új kollégákat sikeresen beléptetni és ‘távirányítani’ az otthoni munkavégzés során?  Hogyan lehet javítani ezt a folyamatot?

A hatékony onboarding nehéz feladat, különösen azoknál a vállalatoknál, amelyeknél a távmunka korábban nem volt része a mindennapoknak, és a válság heteiben sürgősen, különösebb előkészítés nélkül váltottak home office-rendszerre.

Ha azonban a cégnél korábban már volt home office, akkor minden bizonnyal ilyen körülmények között, erőltetett ütemben is képesek egy új munkavállaló hatékony bevezetésére. Ahhoz, hogy a folyamat sikeres legyen, gyorsan kell döntéseket hozni és rendhagyó feladatokat elvégezni - küldhetnek például iratgyűjtőt futárral vagy szállíttathatnak egy üzleti laptopot taxival az új munkatárs címére. Milyen további intézkedéseket kell tenni az online munkavégzés hatékony bevezetéséhez?

1. A siker kulcsa a cselekvési terv

Egy új kolléga bevezetése a szervezetbe hagyományos körülmények között is kihívást jelentő feladat, nemhogy a koronavírus miatt távmunkában dolgozó cégek esetében. Azonban semmi sem lehetetlen! A káosz elkerülése érdekében érdemes olyan egyedi cselekvési stratégiát elfogadni, amely lehetővé teszi az újonnan felvett személy számára, hogy stressz nélkül ismerje meg új munkakörét. Fontos, hogy az új kolléga elegendő információt kapjon és valaki támogassa az onboarding során. Minél jobban alkalmazkodik az új alkalmazott a munkahelyéhez, annál hatékonyabban látja el a jövőbeni feladatait.

Az utóbbi hetek sok vállalkozás számára kihívást jelentettek, ezért a munkáltatóknak új gondolkodásmódra kell átállniuk és nem szokásos intézkedéseket kell hozniuk. Számos cég továbbra is aktívan toboroz és ehhez az alkalmazottakkal való hatékony kommunikációra van szükség. „Csak’”a körülmények változtak meg.

A jelenlegi helyzet számos gyors, operatív tevékenységet igényel. Ilyen a megfelelő technológiai megoldások feltérképezése vagy a vezetők számára szükséges képzés biztosítása azzal kapcsolatban,  hogyan használhatják a  különféle kommunikációs eszközöket a válság idején. Az ilyen típusú tevékenységek elősegítik a távmunka hatékonyságát, mely segít az egész csapatot rugalmasabbá és hatékonyabbá tenni.

2. Online tudásbázis

Hogyan lehet az új alkalmazott beilleszkedését tervszerűen végrehajtani? Mindenekelőtt hozzunk létre egy online tudásbázist az új alkalmazottak számára, mely tartalmazzon olyan információkat, amelyek megkönnyítik az első hetek és hónapok munkáját! Így például szerepeljen benne a folyamatok részletezése, útmutatók, részletes információk a csapat által használt eszközökről, dokumentumsablonokról és előírásokról, termékinformációkról és a cég által nyújtott szolgáltatásokról.

3. Online eszközök széles tárháza

 A vállalat sajátosságaitól függően az onboarding folyamat sokféle módon támogatható. Érdemes olyan eszközöket használni, mint például webináriumok és videokonferenciák. Számos online elérhető app és szoftver segíti a cégeket a digitalizálás során. A távmunkára szánt technológiai megoldások egyre népszerűbbek. A Microsoft Teams egy olyan céges kommunikációs platform, amely biztosítja az összes szükséges funkciót (videokonferenciák, projektekhez kapcsolódó csevegést, stb.) A hatékony szervezeti kommunikációt a távmunka során számos app segítheti, ilyen például a Slack is. A feladatkezelő appok a dolgozók hatékonyságát javíthatják, erre szolgál a Todoist, a Trello vagy az Asana.

4. Mentorálás

 Az új dolgozó szervezetbe való integrálása mindig elengedhetetlen, ám a távmunkára épülő mindennapok során fokozottan fontossá válhat. Az új kollégák tele vannak kérdésekkel és kétségekkel- a hagyományos irodai közegben mindig van kihez forduljanak, ám távolról dolgozva könnyen úgy érezhetik, egyedül maradtak. Érdemes összekötni őket egy vagy több kollégával, akik mentorként kísérhetik végig a folyamatot. Így az új kolléga tudja, kihez fordulhat a feladatok végrehajtásával kapcsolatos kérdésekkel, valamint a cégnél uralkodó szokásokkal kapcsolatban is.

5. Bizalom - a munkavállalók bevonásának egyik legfontosabb feltétele

Néhány cég a távmunkában dolgozó kollégákat arra kéri, félóránként küldjék el tevékenységük összefoglalását felettesüknek, hogy megmutassák, mit csinálnak és  feladataik milyen stádiumban vannak. A cégeknek mérlegelniük kell, hogy valóban szükség van-e ilyen szoros felügyeletre. Az elkötelezett alkalmazottak a home office során még hatékonyabbak lehetnek. Ezért az online onboarding és a távmunka sikerének első lépése a csapatok és a vezetők megfelelő felkészítése kell, hogy legyen: megfelelő kommunikáció, egyértelmű szabályok meghatározása a távmunka során, valamint annak biztosítása, hogy ez is csak egy normális munkanap legyen - csak épp más körülmények között.

Fontos, hogy a vezetők nagyobb rugalmassággal kezeljék az alkalmazottakat, és ritkábban ellenőrizzék a feladataikat -  inkább a végeredményre összpontosítsanak, ami a csapat közös célja. Tehát ahelyett, hogy megkérdeznék: "Hogy vagy?" a projektmenedzsment eszközök hatékonyabb használatát javasoljuk, mint például a Trello, az Asana vagy a Clickup. A tevékenységek ütemezése és a csapatmegbeszélések hetente kétszer hasznosak lehetnek: ilyenkor a csapat összes tagja részt vesz egy online team meetingen és beszámol az aktuális projektek állásáról, az esetleges problémákról, és kérdezni is van lehetőség. Fontos, hogy a projekt megvalósításához szükséges kollégák közvetlen kapcsolatban álljanak egymással. Az új csapattagot érdemes informálni arról, hogy probléma esetén bármikor fordulhat szakmai vezetőjéhez támogatásért.

A vezetőknek külön figyelmet kell fordítania azokra a kollégákra, akiknek több időre van szüksége az új körülményekhez való alkalmazkodáshoz. Nem minden embernek megy könnyen idejének hatékony strukturálása és a feladataik hatékony elvégzése.  Ezen kollégák számára nagy segítség lehet egy cselekvési terv elkészítése, melyet rendszeresen együtt ellenőrizhetünk és haladásukat is lemérhetjük.  

6. Értékelés
Nagyon fontos az onboarding folyamatok nyomon követése. Egy beszélgetés során adott visszajelzés vagy egy rövid online felmérés formájában fontos megtudni, az új kollégának az onboarding mely elemei tetszettek és melyek fejlesztendőek. Így tudjuk optimalizálni a folyamatot, ami a csapat nagyobb részvételét és hatékonyságát eredményezheti. A változások a mai munkaerőpiac által megkövetelt evolúció szerves részét képezik. A távmunka mára nélkülözhetetlenné vált-  az együttműködés ezen rugalmas formáját a munkavállalók és a cégek is pozitívan értékelik.  A koronavírus-járvány számos céget indíthat el ezen az úton – próbáljuk tehát a rosszból a legjobbat kihozni.